Op 15 maart 2021 is het precies een jaar geleden dat we massaal gingen thuiswerken als gevolg van corona. Werken aan de keukentafel, beeldbellen met collega’s; we zijn er het afgelopen jaar heel goed in geworden. Toch blijft het een uitdaging om online met meerdere mensen te vergaderen, zeker wanneer je doof of slechthorend bent. In dit artikel geven we je vijf tips om je online vergadering zo goed mogelijk te laten verlopen.

Een slechte verbinding, vastlopende programma’s en het niet synchroon lopen van beeld en geluid: niet alles is op te lossen. Toch kun je zelf een aantal dingen doen om ook online de communicatie te verbeteren:

1. Maak effectief gebruik van de instellingen

Wanneer je met meerdere deelnemers wilt videobellen kun je gebruik maken van o.a. Skype, Microsoft Teams, Zoom of Google Meets. Deze programma’s bieden uiteenlopende instellingen, die je aan jouw situatie kunt aanpassen.

Microfoon en muten

In alle gevallen is het belangrijk dat je tijdens zo’n online vergadering niet door elkaar heen praat. Zodra één persoon begint te praten, hoor je de anderen namelijk niet meer. Dit kun je eenvoudig oplossen door alleen de microfoon van degene die aan het woord is aan te zetten, en alle andere microfoons te muten. Dit voorkomt ruis.

Chatfunctie en ‘hand opsteken’

Wil je reageren op iemands opmerking of iets aanvullen? Gebruik dan de optie ‘hand opsteken’ of geef in de chat aan dat je iets wilt zeggen. Wijs tijdens online vergaderingen altijd een organisator of gespreksleider aan die deze zaken in de gaten houdt. Op die manier krijgen mensen actief ‘de beurt’ en voorkom je dat iedereen door elkaar gaat praten.

Alleen spreker in beeld

Tot slot is het bij bijna elke online vergaderprogramma mogelijk om in te stellen dat alleen de persoon die spreekt op het scherm wordt getoond. Dit dien je zelf te veranderen in de standaardinstellingen. Wanneer alleen de spreker volledig in beeld komt, kun je je beter concentreren op het mondbeeld en wordt de communicatie eenvoudiger.

Let op! Elk online programma heeft een paar seconden nodig om over te schakelen naar degene die begint te praten. Begin je direct met je verhaal, dan valt de eerste zin daarvan dus vaak weg. Dit kun je oplossen door met elkaar af te spreken dat je, voordat je iets inhoudelijks zegt, begint met een standaardzinnetje dat niet direct met de inhoud te maken heeft (bijv. ‘ik ga nu iets zeggen’), of desnoods gewoon een geluid. Op die manier weet je zeker dat je in beeld bent op het moment dat je écht begint te praten.

2. Oortjes/koptelefoon of geluid streamen

Heb je een hoortoestel of CI, dan heb je de mogelijkheid om het geluid van je pc of telefoon direct naar je apparaat te streamen. Oftewel: je ontvangt het geluid van de online vergadering direct op je toestel(len). Een voordeel van streamen is dat je, mits je niet te afhankelijk bent van mondbeeld, ook even van het scherm kunt weglopen, en alsnog de vergadering kunt volgen.

Heb je niet de mogelijkheid om het geluid direct naar je apparaten te streamen, gebruik dan oortjes of een koptelefoon. Op die manier kun je het geluid zo hard zetten als je zelf wilt en word je ook minder afgeleid door andere geluiden in huis.

3. Gebruik een app voor live transcriptie

Er zijn verschillende apps beschikbaar die realtime gesprekken ondertitelen. Sommige zijn gratis, anderen zijn onderdeel van een compleet pakket met externe microfoons. Sommige apps zijn gratis, andere kosten geld.

Ava
Ava is een app die als het ware ondertitelt wat er wordt gezegd. In gesprekken, bij vergaderingen, bijeenkomsten of bijvoorbeeld als je een televisieprogramma bekijkt. Hoe werkt het? Je spreekt iets in en de app vertaalt het naar woorden. Je moet wel duidelijk genoeg praten, anders kan het wel eens zijn dat de app je niet verstaat en er een gekke vertaling uit komt. In het begin staat de app nog ingesteld op Engels, maar die taal kan je instellen. Standaard zitten er twaalf talen in de app verwerkt.

Earfy
Een vergelijkbare app is Earfy. Deze app is ontwikkeld als dagelijks hulpmiddel voor doven en slechthorenden. Hiermee kan je thuis, op school, op het werk of in spontane situaties direct communiceren. De app zet de spraak in realtime om in tekst op je smartphone of tablet.

Google Live Transcriptie & Omgevingsmeldingen
Live Transcribe is de gratis spraakherkenningsapp van Google. Je smartphone-microfoon vangt het gesprek op en deze wordt in geschreven tekst omgezet op je telefoon. Zet je telefoon bij de speaker van je pc of laptop en lees in realtime mee wat er tijdens de online vergadering wordt gezegd.

Speaksee
Ook SpeakSee zet gesproken taal om in tekst op je smartphone of tablet. Dat kan in maar liefst twaalf talen. Een uitgebreide app die zeer geschikt is voor vergaderingen waarbij steeds meerdere mensen aan het woord komen.

4. Zet een schrijftolk of gebarentolk in

Hoewel alle software-applicaties continu in ontwikkeling zijn en zeker voor één op één-gesprekken een goede oplossing bieden, blijft een online vergadering lastig als je doof of slechthorend bent. Loop je er steeds tegenaan dat de communicatie via een scherm voor jou niet werkt, overweeg dan om een schrijf- of gebarentolk in te zetten. De schrijftolk typt de gesproken tekst van alle deelnemers aan de vergadering mee. De tekst verschijnt live op een apart tabblad of direct in het scherm (hiervoor zijn diverse mogelijkheden, die met de schrijftolk afgestemd kunnen worden), zodat je niets mist van wat er gezegd wordt. Ook kun je alles na afloop nog nalezen.

Is gebarentaal je moedertaal, dan is het mogelijk om een gebarentolk te laten aansluiten bij de vergadering. Hij/zij kan gewoon vanuit zijn/haar eigen huis inloggen bij de vergadering en vertaalt alles wat wordt gezegd naar gebarentaal via het scherm.

Wil je meer weten over de inzet van een gebarentolk of schrijftolk, neem dan contact op met het team van Tolkcontact. Zij helpen met zoeken naar een passende tolk voor elke situatie.

5. Communiceer!

Wees je ervan bewust dat communicatie altijd van twee kanten moet komen. Werk je in een team waarin één persoon doof of slechthorend is, zoek dan met elkaar naar een goede oplossing die voor iedereen werkt. Leg het ‘probleem’ niet bij de dove of slechthorende persoon neer, maar zie het als een communicatievraagstuk waar iedereen zich bewust van moet zijn. Praat samen over wat de ander nodig heeft en hoe je dat gezamenlijk kunt realiseren. Je zult zien dat bijna alle tips ook voor goed horende teamleden een prettige toevoeging zullen zijn.