Visueel en interactief vergaderen met Vergaderkracht

07-07-2017 werk & carrière

Advertorial

Paul van der Horst, een slechthorende ondernemer, heeft een nieuw visueel en interactief vergaderconcept ontwikkeld waarmee slechthorenden beter en actief kunnen deelnemen aan vergaderingen. En dat niet alleen. ‘De techniek zorgt ervoor dat een vergadering voor iedereen, ook goed horenden, beter, effectiever en productiever verloopt’.

De basis van VergaderKracht is een vergadercorner waar gemakkelijk gesprekken ontstaan die door interactieve mogelijkheden direct in een effectief en visueel overleg om te zetten zijn. ‘Zeker mensen mensen met een hoorprobleem zijn gebaat bij visualisatie van datgene wat besproken wordt’, legt initiatiefnemer en ervaringsdeskundige Paul van der Horst uit. Nadat hij 3 jaar geleden uit zijn bedrijf was gestapt, ging hij nadenken over de wijze waarop hij de afgelopen 25 jaar vergaderingen had beleefd. ‘De conclusie die ik daarbij moest trekken was dat gemiddeld genomen de kwaliteit én de resultaten uit vele besprekingen ronduit bedroevend was. Dat had alles te maken met onbewust gedrag van mensen. We blijven maar hangen in oude waarden op basis van wat we gewend zijn. Dat kan dus véél beter vond ik.’

Ideeën en meningen zichtbaar maken
Hoe het werkt? ‘Om te beginnen het visuele element. Op een grote whiteboard wordt een vergadering met behulp van iconen uitgezet en met post-its worden de onderwerpen van de vergadering kort beschreven. De meningen van alle deelnemers over de verschillende onderwerpen worden opgeschreven en iedereen kan zijn eigen ideeën in korte pitches toelichten. Zo kunnen alle deelnemers de verschillende meningen zowel horen als zien. Bovendien levert iedereen op deze manier zijn bijdrage.’

Optimale vergaderomgeving
Ook wordt er in de nieuwe vergaderruimte een optimale luisteromgeving gecreëerd met extra hoorhulpmiddelen en creatieve akoestische oplossingen. ‘Hoortoestelfabrikant Phonak levert hiervoor speciale apparatuur zoals de Table Mics. Dit zijn tafelmicrofoons waarmee slechthorenden via de hoortoestellen direct kunnen horen wat er wordt gezegd.’ Er zijn ook verschillende mogelijkheden om de vergaderruimte akoestisch optimaal aan te kleden, afhankelijk van de wensen en mogelijkheden van een organisatie. ‘Denk bijvoorbeeld aan een mooi mospaneel aan de wand, waarbij je niet alleen een akoestische demping krijgt, maar de ruimte ook visueel aantrekkelijk maakt. Mensen vinden een groenrijke omgeving steeds belangrijke.’

Sfeerbepalend
‘Zet mensen in een ongedwongen, prettige omgeving, met uitnodigende sfeer, waarin licht, geluid, beeld, groen, smaak & geur en andere uitstekende faciliteiten met elkaar zijn gecombineerd en je merkt een onmiddellijke stijging van betrokkenheid en saamhorigheid’, zegt Paul enthousiast. ‘Zo’n omgeving benadert namelijk het meest de ‘wandelgangen’ waarin de beste ideeën ontstaan. En een optimale informele setting geeft een boost aan creativiteit en enthousiasme en heeft onmiddellijk een positief effect op de informele organisatie omdat die altijd door de medewerkers zelf wordt gevormd. Dit is een goede plek waar mensen graag samenkomen.

Leer de kneepjes van het vergadervak
‘Maar’, zegt Paul, ‘met een goede akoestiek, prettige omgeving en visueel aantrekkelijk vergaderconcept ben je er dus nog niet helemaal. Omdat onbewust gedrag van mensen de aanleiding is waarom veel vergaderingen zo slecht verlopen moet dáár ook aan worden gewerkt.’ Om die vergadertechnieken onder de knie te krijgen heeft VergaderKracht ook speciale trainingen ontwikkeld. ‘De trainingen zorgen voor bewustwording bij de deelnemers én de gesprekleider. Deze moet verder de kennis en vaardigheid opdoen om de visuele besprekingen te kunnen voeren. Daar liggen enkele moderne theorieën aan te grondslag; bijvoorbeeld; R.E.T., scrum, deep democracy, talking-stick. Zonder kennis van die achtergronden gaat het niet lukken.’

Het verhaal achter Vergaderkracht
‘Als ervaringsdeskundige weet ik dat je als slechthorende snel de neiging hebt om, als het allemaal niet meer duidelijk is, je terug te trekken uit overleg of de discussie. Dat wilde ik zelf niet en niemand met een hoorbeperking zou dat moeten willen. Met Vergaderkracht hoop ik te bereiken dat mensen met een hoorbeperking optimaal kunnen functioneren in organisaties.’

Op initiatief van van der Horst hebben zeven toonaangevende bedrijven deze optimale vergaderplek tot stand gebracht. Zij hebben zich verenigd in het concept om alle zintuigen optimaal te gebruiken en de output van een informeel overleg vast te leggen. Retera Interieurbouw bouwde de corner in haar eigen gebouw. Samsung-bc leverde het touchscreen, Philips bracht adaptieve verlichting aan, Smit&Dorlas zorgde voor goede koffie, Phonak zorgde voor optimaal geluid, en DuPré/De Klerk zorgde voor luchtzuiverende beplanting.

Trainingen in demoruimte
Ben je geïnteresseerd in VergaderKracht? Kom dan langs en ervaar de nieuwe manier van vergaderen in de demoruimte in Veldhoven. Hier kun je met medewerkers/collega’s proefondervindelijk vaststellen dat deze manier van vergaderen effectief, productief en resultaat gericht is. Je kunt als organisatie ook zelf een onderwerp meenemen waarover zij ter plekke met een aantal mensen kunnen vergaderen. Kijk voor meer informatie op de website van VergaderKracht.


Reacties

Er zijn nog geen reacties Reageer

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Gerelateerde artikelen